Opbergen en vinden

Archiveren

Archiefkasten vol met fysieke dossiers en stapels documenten op verschillende bureaus. Het vinden en opbergen van documenten neemt dagelijks behoorlijk wat tijd in beslag bij u en uw medewerkers. Inmiddels beschikken veel bedrijven over twee soorten archieven: een papieren en een digitale versie.

Maar stelt u zich eens voor dat uw volledige archief digitaal en uiteraard goed beveiligd is. Dat u, waar u ook bent, uw documenten gemakkelijk kunt opslaan en weer kunt vinden. Dat bespaart veel tijd en dus kosten.

Door het gebruik van onder andere OCR (volledige tekstherkenning) en beveiliging van meta data tijdens het scannen, garanderen wij u een werkbaar en digitaal archief.

Doel
Het doel van een digitaal archief is het opschonen van uw fysieke dossiers en het gemakkelijk opslaan en vinden van uw digitale documenten.

Alle documenten kunt u eveneens koppelen in het digitale archief aan relaties, projecten, personen en dossiers. Daarnaast is het mogelijk om meldingen, acties en werkstromen te koppelen aan documenten, waardoor het systeem bijvoorbeeld een melding geeft als een dossier is gewijzigd of vernietigd.

Oplossingen
Onze professionele scanapparatuur of multifunctionals maken het digitaal archiveren gemakkelijk, doordat zij via OCR (volledige tekstherkenning) de gewenste informatie op uw documenten kunnen overnemen. Alle documenten worden automatisch opgeslagen op de plek waar uw bedrijf ze wil vinden.

Medewerkers kunnen extra labels en kenmerken toevoegen aan de voor hen beschikbare documenten, waardoor de vindbaarheid wordt verhoogd. Acties kunnen worden toegevoegd aan documenten zodat medewerkers een melding krijgen als zij bijvoorbeeld iets moeten uitzoeken.

U bepaalt zelf welke informatie voor wie toegankelijk is en wij organiseren deze bevoegdheid automatisch voor u. Vertrouwelijke informatie zoals financiën of personeelsgegevens zijn bijvoorbeeld alleen toegankelijk voor de financiële administratie en personeelszaken.

Voordelen
Enkele voordelen die een digitaal archief u oplevert, zijn:
• Besparing op beheerskosten;
• Gemakkelijkere vindbaarheid van documenten;
• Beveiliging van vertrouwelijke informatie;
• Altijd en overal uw documenten beschikbaar;
• Vernietigingsdatum automatisch vaststellen.

Contact