Het belang van een passende printer driver

Waarschijnlijk weet je dat een printer driver een stuurprogramma is. Eentje die data van een document op je pc of laptop omzet naar je printer (wanneer je deze wilt printen). En je weet vast ook dat printer drivers bestaan in allerlei soorten en maten. Zo kun je bijvoorbeeld kiezen uit PCL, Postscript, IPDS, RPCS en GDI. Ik kan me zo voorstellen dat dit enorme aanbod ervoor zorgt dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Zeker omdat je voor elke machine een andere driver kunt kiezen.

Welke printer driver past het beste bij de printbehoeftes binnen jouw organisatie? En wat kost het aan onderhoud? Vragen waar je als ondernemer bij stilstaat voor je er eentje kiest. Gelukkig kun je het jezelf makkelijk maken. Je kunt namelijk ook kiezen voor het installeren van een universele driver. Dit kan je een hoop kosten schelen. Onderzoek wijst namelijk uit dat het beheer van printerdrivers voor een belangrijk deel voor de verborgen printkosten binnen bedrijven zorgt. Bijvoorbeeld omdat voor elke printer of MFP een aparte driver beschikbaar kan zijn, welke je moet onderhouden. En – dit komt er dan nog eens bij – je moet je medewerkers trainen op hoe je met die verschillende printers en printer drivers om moet gaan en welke driver bij welke printer hoort. Werk je echter met een universele printer driver? Dan heb je hier geen last van. Je hebt één user-interface en één driver voor al je printers / MFP’s. Dat werkt makkelijker voor je medewerkers en scheelt tijd en kosten voor het onderhoud.

Controle over je printkosten met een universele printer driver

Werken met een universele printer driver scheelt je dus kosten. Maar wil je nog verder gaan om kosten te beheersen? Dan kan dat! Je kunt in je (universele) printer driver namelijk een standaardinstelling aanmaken. Zo kun je ervoor zorgen dat printen zo goedkoop mogelijk blijft. Dit doe je door de printer driver zo in te stellen dat alle prints automatisch standaard in zwart-wit en dubbelzijdig worden afgedrukt. Hartstikke handig. Je medewerkers hoeven hier namelijk geen extra handelingen voor te verrichten. Alles is vooraf ingesteld in de applicatie en dubbelzijdig zwart-wit printen gaat dus vanzelf. Tenzij je ruimte wilt houden voor eventuele uitzonderingen… Als je bijvoorbeeld een belangrijk document moet printen wat in kleur en enkelzijdig uit de printer moet komen rollen.

Behoud je flexibiliteit met speciale instellingen

Natuurlijk wil je niet – als je dan toevallig een keer in kleur wilt printen en/of niet dubbelzijdig – dat je standaardinstellingen daarvoor aangepast moeten worden. Want ook dat is veel werk. In sommige gevallen moet je er zelfs de IT manager voor lastig vallen. Juist omdat dit in de applicatie veranderd moet worden. Dat is uiteindelijk geen optie! Want dit soort uitzonderingen mogelijk maken kost op die manier geld. Gelukkig zijn er ideale oplossingen hiervoor, bijvoorbeeld de driver modification tool. Hiermee is het mogelijk de standaardinstelling van je printer driver te customizen. Ik leg je uit hoe dat werkt…

Creëer zelf de printer driver die bij je past

Een voorbeeld. De driver modification tool is namelijk voorzien van een semi-lock mogelijkheid. Hiermee kun je instellen in dat je altijd zwart-wit en dubbelzijdig print, tenzij de gebruiker zelf (in applicaties zoals Word of Powerpoint) aangeeft dat hij dat niet wil. Dit betekent dus dat als je gebruik wilt maken van een enkelzijdige kleurenprint, je dit kunt aangeven met een druk op de knop. Simpel in gebruik, maar met een maximaal resultaat. Want hierna print je weer gewoon zoals aangegeven in de standaardinstellingen (zwart- wit en dubbelzijdig dus). Zonder dat je hiervoor de IT manager hoeft in te schakelen en je de printer driver opnieuw in moet stellen. Makkelijk, snel en goedkoop dus.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.